यह उन नियोक्ता रखने का हर नियोक्ता सपना है जो लगातार खुश हैं। आख़िरकार,
एक खुशहाल काम एक उत्पादक कार्यकर्ता है और उत्पादक कर्मचारी नीचे की रेखा के लिए अच्छे हैं।
हालांकि, मानव प्रकृति के साथ यह क्या है, फिर भी कभी-कभी ऐसी चिंताओं या शिकायतें हो सकती हैं जो कर्मचारी आपके और कंपनी के साथ साझा करना चाहते हैं। एक छोटे से व्यवसाय के प्रमुख के रूप में, यह सुनिश्चित करना आपका काम है कि हर कोई अपनी चिंताओं को पेशेवर और उत्पादक तरीके से संवाद कर सके।
याद रखें कि आप शिकायतों वाले कर्मचारियों को चाची एग्नी नहीं खेल रहे हैं। शिकायत को संसाधित करने के अलावा, आपको उन समस्याओं के बारे में भी पता लगाना चाहिए जो आपके व्यापार को नुकसान पहुंचा सकते हैं, खासकर अगर उन्हें उत्पीड़न, भेदभाव, चोरी और हिंसा शामिल हो। कर्मचारियों को आश्वस्त करते हुए प्रत्येक शिकायत को उचित ध्यान दें। कर्मचारी शिकायतों को संबोधित करने और उनके परिणामों का प्रबंधन करने के कुछ बेहतरीन तरीके यहां दिए गए हैं।
1. शिकायतों के लिए एक चैनल की स्थापना
सबसे पहले आपको यह करना चाहिए कि कर्मचारियों को शिकायतों को दर्ज करने या शिकायतें लाने के लिए औपचारिक प्रणाली तैयार की जाए ताकि मुद्दों को संबोधित किया जा सके। कर्मचारियों के लिए व्यक्तिगत रूप से सत्रों से ईमेल और टेक्स्ट तक शिकायतों की रिपोर्ट करने के लिए विभिन्न प्रकार के माध्यम उपलब्ध हैं।
शिकायत चैनल फेसबुक और ट्विटर जैसे सोशल मीडिया साइटों पर कभी नहीं होना चाहिए।
ये सार्वजनिक प्लेटफार्म मामलों को जटिल करेंगे क्योंकि यह मानहानि कानूनों का उल्लंघन कर सकता है।
यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपके कर्मचारी चैनल का उपयोग करके सहज महसूस करते हैं, अपने कर्मचारियों की औसत आयु, अपने कर्मचारियों के आकार, चाहे वे एक कार्यालय में हों या फैल जाएं, और कौन से विभाग को अधिकतर शिकायतें होने की संभावना हो सकती है, पर विचार करें। आपको अपने पीआर और कानूनी सलाहकार के साथ सबसे उपयुक्त चैनल पर जांच करनी चाहिए। चैनल स्थापित करने के बाद, यहां कुछ महत्वपूर्ण चीजें हैं जो आपको यह सुनिश्चित करने के लिए करनी चाहिए कि कर्मचारी शिकायतों को सही तरीके से संबोधित किया जाए।
कर्मचारी पुस्तिका में अपनी नीति शामिल करें: कर्मचारी शिकायतों के लिए एक आधिकारिक चैनल स्थापित करने के बाद, इसे हैंडबुक में शामिल किया जाना चाहिए ताकि कर्मचारी आसानी से इसका उल्लेख कर सकें। आप यह सुनिश्चित करने के लिए एक पावती फॉर्म लागू करने पर विचार कर सकते हैं कि कर्मचारी हैंडबुक पढ़ लें। यदि आपकी कंपनी एक पुस्तिका का उपयोग नहीं करती है, तो पॉलिसी को अन्य प्लेटफार्मों जैसे स्टाफ प्रेरण कार्यक्रम, कंपनी इंट्रानेट, पोस्टर और कर्मचारी ब्रीफिंग के माध्यम से सभी को सूचित किया जाना चाहिए।
शिकायतों की प्राप्ति को संभालने के लिए एक व्यक्ति या विभाग को असाइन करें: उदाहरण के लिए, मानव संसाधन या कानूनी विभाग या उसके भीतर कोई व्यक्ति। सुनिश्चित करें कि नियुक्त व्यक्ति या विभाग अपने विवेकाधिकार के लिए जाना जाता है और आपकी कंपनी के भीतर विश्वास प्रदर्शित कर सकता है, क्योंकि कर्मचारी आम तौर पर और स्वाभाविक रूप से आश्वासन देते हैं कि वे आत्मविश्वास में अपनी शिकायतें जमा कर रहे हैं।
कर्मचारियों को शिकायतें जमा करने के लिए एक गोपनीय तरीका शामिल करें: समझा जा सकता है,
कुछ कर्मचारी अपने दिमाग में बात करने में संकोच कर सकते हैं, क्योंकि वे मानहानि पर उल्लंघन करने वाले कानूनों से डरते हैं।
एक उदाहरण जो इसे रोक सकता है वह एक साधारण ऑनलाइन फॉर्म या सर्वेक्षण बनाना है जिसे पहचानने की जानकारी की आवश्यकता नहीं है - सर्वेक्षण बंदर और Google फॉर्म जैसे निःशुल्क सर्वेक्षण टूल देखें।
कर्मचारी शिकायतों को संबोधित करने के लिए एक कार्यक्रम स्थापित करें: एक स्वस्थ कार्य वातावरण को स्थापित करने के लिए जहां चिंताओं को उठाते समय कर्मचारी आरामदायक महसूस करते हैं, आपको यह साबित करना होगा कि कंपनी की एक कुशल और विश्वसनीय प्रक्रिया है। शिकायतों को कब और कैसे संबोधित करेंगे, सभी कर्मचारियों को योजना संवाद करें और इसके साथ चिपके रहने के लिए समय सीमा निर्धारित करें।
2. शिकायतों को संबोधित करने के पहले चरण
एक बार जब आप कर्मचारी शिकायतों को प्राप्त करने के लिए सबसे अच्छी प्रणाली स्थापित कर लेते हैं, तो आपको महत्व के आधार पर उन्हें आदेश देने की आवश्यकता होती है। नियमों और नीतियों के उल्लंघन के रूप में किसी भी सुरक्षा चिंताओं को तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता होती है।
शिकायत को संबोधित करने से पहले, निम्नलिखित चरणों का ध्यान रखें:
स्वीकार करें: सुनिश्चित करें कि कर्मचारियों को पता है कि उनकी शिकायतें प्राप्त हुई हैं और कंपनी द्वारा संबोधित की जाएगी।
जांच करें: शिकायत के बारे में जानकारी इकट्ठा करें। यदि कर्मचारी विशिष्ट घटनाओं या परिस्थितियों का उल्लेख करता है, तो उन पर प्रासंगिक डेटा पूछताछ करें और प्राप्त करें। (अधिक जानकारी के लिए बिंदु 3 देखें।)
निर्णय लें: सभी प्रासंगिक जानकारी प्राप्त करने के बाद, समाधान के लिए तैयार करने और निर्णय लेने के लिए स्थिति की पूरी तरह से जांच करने का समय आ गया है। समाधान निष्पादित करने से पहले आप अपनी कंपनी के अन्य वरिष्ठ कर्मचारियों के साथ अपने विचार पर चर्चा करना चाह सकते हैं।
अधिनियम: एक बार आपके पास निर्णय लेने के बाद, जल्दी से कार्य करें। कर्मचारी शिकायतों को खींचा जा सकता है जो नैतिकता और उत्पादकता को नकारात्मक रूप से प्रभावित कर सकते हैं। जितनी जल्दी आप संघर्ष को हल करेंगे, आपकी कंपनी से बेहतर होगा।
3. एक निष्पक्ष जांच लागू करें
छोटे व्यवसाय मालिकों के पास अक्सर कर्मचारी शिकायतों की जांच करने के लिए बाहरी कंपनी को भर्ती करने की लक्जरी नहीं होती है। अगला तार्किक कदम शेष कर्मचारियों से हटाने की सबसे बड़ी डिग्री (कोई व्यक्तिगत और जितना संभव हो उतना कम पेशेवर कनेक्शन) के साथ एक तटस्थ पार्टी नियुक्त करना होगा - इस व्यक्ति को अधिमानतः मानव संसाधन या कानूनी पृष्ठभूमि होना चाहिए।
ध्यान दें कि अगर शिकायत गंभीर है, जैसे उत्पीड़न या "रचनात्मक बहीखाता", तो आप मुद्दों की जांच के लिए तत्काल वकील या एकाउंटेंट को किराए पर लेना चाहेंगे।
जनशक्ति मंत्रालय भी जांच प्रक्रिया दस्तावेज करने का सुझाव देता है
निष्कर्षों का रिकॉर्ड रखते हुए, शिकायत विवरण, विशिष्ट उत्पीड़न के विवरण
प्रभावित पक्षों के साथ साक्षात्कार का व्यवहार और सारांश।
4. परिणाम पर समीक्षा करें और अनुवर्ती करें
उपर्युक्त चरणों का पालन करने के बाद, आपको उस स्थिति की समीक्षा करनी चाहिए जिसने शुरुआत में कर्मचारी शिकायत को समय के बाद ले जाया था। शिकायत दर्ज कराने वाले कर्मचारी के साथ जांच करें (यदि यह गोपनीय नहीं था) यह देखने के लिए कि क्या वे परिणाम से संतुष्ट हैं या नहीं। अगर ऐसा करने के लिए और अधिक समायोजन हैं, तो इसे करें। उचित बंद होने से एक ही समस्या को फिर से होने से रोकने में मदद मिल सकती है।
श्री मार्क गोह आइक लेंग द्वारा
वेनिलालो एलएलसी के प्रबंध निदेशक
एक खुशहाल काम एक उत्पादक कार्यकर्ता है और उत्पादक कर्मचारी नीचे की रेखा के लिए अच्छे हैं।
हालांकि, मानव प्रकृति के साथ यह क्या है, फिर भी कभी-कभी ऐसी चिंताओं या शिकायतें हो सकती हैं जो कर्मचारी आपके और कंपनी के साथ साझा करना चाहते हैं। एक छोटे से व्यवसाय के प्रमुख के रूप में, यह सुनिश्चित करना आपका काम है कि हर कोई अपनी चिंताओं को पेशेवर और उत्पादक तरीके से संवाद कर सके।
याद रखें कि आप शिकायतों वाले कर्मचारियों को चाची एग्नी नहीं खेल रहे हैं। शिकायत को संसाधित करने के अलावा, आपको उन समस्याओं के बारे में भी पता लगाना चाहिए जो आपके व्यापार को नुकसान पहुंचा सकते हैं, खासकर अगर उन्हें उत्पीड़न, भेदभाव, चोरी और हिंसा शामिल हो। कर्मचारियों को आश्वस्त करते हुए प्रत्येक शिकायत को उचित ध्यान दें। कर्मचारी शिकायतों को संबोधित करने और उनके परिणामों का प्रबंधन करने के कुछ बेहतरीन तरीके यहां दिए गए हैं।
1. शिकायतों के लिए एक चैनल की स्थापना
सबसे पहले आपको यह करना चाहिए कि कर्मचारियों को शिकायतों को दर्ज करने या शिकायतें लाने के लिए औपचारिक प्रणाली तैयार की जाए ताकि मुद्दों को संबोधित किया जा सके। कर्मचारियों के लिए व्यक्तिगत रूप से सत्रों से ईमेल और टेक्स्ट तक शिकायतों की रिपोर्ट करने के लिए विभिन्न प्रकार के माध्यम उपलब्ध हैं।
शिकायत चैनल फेसबुक और ट्विटर जैसे सोशल मीडिया साइटों पर कभी नहीं होना चाहिए।
ये सार्वजनिक प्लेटफार्म मामलों को जटिल करेंगे क्योंकि यह मानहानि कानूनों का उल्लंघन कर सकता है।
यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपके कर्मचारी चैनल का उपयोग करके सहज महसूस करते हैं, अपने कर्मचारियों की औसत आयु, अपने कर्मचारियों के आकार, चाहे वे एक कार्यालय में हों या फैल जाएं, और कौन से विभाग को अधिकतर शिकायतें होने की संभावना हो सकती है, पर विचार करें। आपको अपने पीआर और कानूनी सलाहकार के साथ सबसे उपयुक्त चैनल पर जांच करनी चाहिए। चैनल स्थापित करने के बाद, यहां कुछ महत्वपूर्ण चीजें हैं जो आपको यह सुनिश्चित करने के लिए करनी चाहिए कि कर्मचारी शिकायतों को सही तरीके से संबोधित किया जाए।
कर्मचारी पुस्तिका में अपनी नीति शामिल करें: कर्मचारी शिकायतों के लिए एक आधिकारिक चैनल स्थापित करने के बाद, इसे हैंडबुक में शामिल किया जाना चाहिए ताकि कर्मचारी आसानी से इसका उल्लेख कर सकें। आप यह सुनिश्चित करने के लिए एक पावती फॉर्म लागू करने पर विचार कर सकते हैं कि कर्मचारी हैंडबुक पढ़ लें। यदि आपकी कंपनी एक पुस्तिका का उपयोग नहीं करती है, तो पॉलिसी को अन्य प्लेटफार्मों जैसे स्टाफ प्रेरण कार्यक्रम, कंपनी इंट्रानेट, पोस्टर और कर्मचारी ब्रीफिंग के माध्यम से सभी को सूचित किया जाना चाहिए।
शिकायतों की प्राप्ति को संभालने के लिए एक व्यक्ति या विभाग को असाइन करें: उदाहरण के लिए, मानव संसाधन या कानूनी विभाग या उसके भीतर कोई व्यक्ति। सुनिश्चित करें कि नियुक्त व्यक्ति या विभाग अपने विवेकाधिकार के लिए जाना जाता है और आपकी कंपनी के भीतर विश्वास प्रदर्शित कर सकता है, क्योंकि कर्मचारी आम तौर पर और स्वाभाविक रूप से आश्वासन देते हैं कि वे आत्मविश्वास में अपनी शिकायतें जमा कर रहे हैं।
कर्मचारियों को शिकायतें जमा करने के लिए एक गोपनीय तरीका शामिल करें: समझा जा सकता है,
कुछ कर्मचारी अपने दिमाग में बात करने में संकोच कर सकते हैं, क्योंकि वे मानहानि पर उल्लंघन करने वाले कानूनों से डरते हैं।
एक उदाहरण जो इसे रोक सकता है वह एक साधारण ऑनलाइन फॉर्म या सर्वेक्षण बनाना है जिसे पहचानने की जानकारी की आवश्यकता नहीं है - सर्वेक्षण बंदर और Google फॉर्म जैसे निःशुल्क सर्वेक्षण टूल देखें।
कर्मचारी शिकायतों को संबोधित करने के लिए एक कार्यक्रम स्थापित करें: एक स्वस्थ कार्य वातावरण को स्थापित करने के लिए जहां चिंताओं को उठाते समय कर्मचारी आरामदायक महसूस करते हैं, आपको यह साबित करना होगा कि कंपनी की एक कुशल और विश्वसनीय प्रक्रिया है। शिकायतों को कब और कैसे संबोधित करेंगे, सभी कर्मचारियों को योजना संवाद करें और इसके साथ चिपके रहने के लिए समय सीमा निर्धारित करें।
2. शिकायतों को संबोधित करने के पहले चरण
एक बार जब आप कर्मचारी शिकायतों को प्राप्त करने के लिए सबसे अच्छी प्रणाली स्थापित कर लेते हैं, तो आपको महत्व के आधार पर उन्हें आदेश देने की आवश्यकता होती है। नियमों और नीतियों के उल्लंघन के रूप में किसी भी सुरक्षा चिंताओं को तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता होती है।
शिकायत को संबोधित करने से पहले, निम्नलिखित चरणों का ध्यान रखें:
स्वीकार करें: सुनिश्चित करें कि कर्मचारियों को पता है कि उनकी शिकायतें प्राप्त हुई हैं और कंपनी द्वारा संबोधित की जाएगी।
जांच करें: शिकायत के बारे में जानकारी इकट्ठा करें। यदि कर्मचारी विशिष्ट घटनाओं या परिस्थितियों का उल्लेख करता है, तो उन पर प्रासंगिक डेटा पूछताछ करें और प्राप्त करें। (अधिक जानकारी के लिए बिंदु 3 देखें।)
निर्णय लें: सभी प्रासंगिक जानकारी प्राप्त करने के बाद, समाधान के लिए तैयार करने और निर्णय लेने के लिए स्थिति की पूरी तरह से जांच करने का समय आ गया है। समाधान निष्पादित करने से पहले आप अपनी कंपनी के अन्य वरिष्ठ कर्मचारियों के साथ अपने विचार पर चर्चा करना चाह सकते हैं।
अधिनियम: एक बार आपके पास निर्णय लेने के बाद, जल्दी से कार्य करें। कर्मचारी शिकायतों को खींचा जा सकता है जो नैतिकता और उत्पादकता को नकारात्मक रूप से प्रभावित कर सकते हैं। जितनी जल्दी आप संघर्ष को हल करेंगे, आपकी कंपनी से बेहतर होगा।
3. एक निष्पक्ष जांच लागू करें
छोटे व्यवसाय मालिकों के पास अक्सर कर्मचारी शिकायतों की जांच करने के लिए बाहरी कंपनी को भर्ती करने की लक्जरी नहीं होती है। अगला तार्किक कदम शेष कर्मचारियों से हटाने की सबसे बड़ी डिग्री (कोई व्यक्तिगत और जितना संभव हो उतना कम पेशेवर कनेक्शन) के साथ एक तटस्थ पार्टी नियुक्त करना होगा - इस व्यक्ति को अधिमानतः मानव संसाधन या कानूनी पृष्ठभूमि होना चाहिए।
ध्यान दें कि अगर शिकायत गंभीर है, जैसे उत्पीड़न या "रचनात्मक बहीखाता", तो आप मुद्दों की जांच के लिए तत्काल वकील या एकाउंटेंट को किराए पर लेना चाहेंगे।
जनशक्ति मंत्रालय भी जांच प्रक्रिया दस्तावेज करने का सुझाव देता है
निष्कर्षों का रिकॉर्ड रखते हुए, शिकायत विवरण, विशिष्ट उत्पीड़न के विवरण
प्रभावित पक्षों के साथ साक्षात्कार का व्यवहार और सारांश।
4. परिणाम पर समीक्षा करें और अनुवर्ती करें
उपर्युक्त चरणों का पालन करने के बाद, आपको उस स्थिति की समीक्षा करनी चाहिए जिसने शुरुआत में कर्मचारी शिकायत को समय के बाद ले जाया था। शिकायत दर्ज कराने वाले कर्मचारी के साथ जांच करें (यदि यह गोपनीय नहीं था) यह देखने के लिए कि क्या वे परिणाम से संतुष्ट हैं या नहीं। अगर ऐसा करने के लिए और अधिक समायोजन हैं, तो इसे करें। उचित बंद होने से एक ही समस्या को फिर से होने से रोकने में मदद मिल सकती है।
श्री मार्क गोह आइक लेंग द्वारा
वेनिलालो एलएलसी के प्रबंध निदेशक
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